因此，本文將深入解析 WooCommerce 訂單的不同狀態、觸發條件，以及如何有效處理這些情境，確保您的購物車網站經營順利。
此外，我們將提供具體操作方法，包含如何設定自動取消未付款訂單、如何讓 WooCommerce 訂單狀態與金流系統同步，以及如何最佳化客戶通知與提醒機制，確保您的商店能夠高效運行。
WooCommerce 訂單狀態簡介
在 WooCommerce 中，訂單狀態用於表示訂單所處的不同處理階段。WooCommerce 預設提供多種訂單狀態，幫助商家管理訂單流程。以下是常見的 WooCommerce 訂單狀態及其意義：
常見訂單狀態與意義
| 訂單狀態 | 說明 |
|---|---|
| 待付款（Pending Payment） | 訂單已建立，但尚未收到付款，通常出現在信用卡、ATM 轉帳等未即時支付的情況。 |
| 保留（On-Hold） | 訂單已建立，且庫存被保留，但尚未確認付款，通常出現在 ATM 轉帳或銀行轉帳付款方式。 |
| 處理中（Processing） | 訂單已收到付款，商家開始處理訂單，通常適用於需要出貨的產品。 |
| 已完成（Completed） | 訂單已處理完畢，商品已交付，無需進一步操作。 |
| 已取消（Canceled） | 訂單在完成前被取消，可能是客戶取消或未在付款期限內完成付款。 |
| 失敗（Failed） | 付款未成功，可能由於信用卡驗證失敗或支付系統拒絕交易。 |
訂單狀態如何影響庫存管理
WooCommerce 會根據不同的訂單狀態來管理庫存，以下是常見影響：
- 「待付款（Pending Payment）」狀態：不會扣除庫存，避免影響其他客戶的購買體驗。
- 「保留（On-Hold）」狀態：會暫時鎖定庫存，防止其他顧客購買相同商品。
- 「已取消（Canceled）」或「失敗（Failed）」狀態：會自動釋放庫存，確保商品可再次販售。
- 「處理中（Processing）」狀態：訂單進入履行階段，庫存會正式扣除。
了解這些機制有助於確保商店不會因為過量鎖定庫存而導致商品無法銷售，也能避免過早釋放庫存導致超賣。
訂單狀態「保留（On-Hold）」
觸發條件
「保留（On-Hold）」狀態的訂單通常出現在以下情境：
- ATM 轉帳或銀行轉帳（BACS）：客戶選擇此類付款方式，WooCommerce 會等待客戶完成轉帳，並由商家手動確認款項後再變更訂單狀態。
- 手動建立訂單：商家在後台手動新增訂單，預設狀態可能為「保留」，等待付款完成後手動更新。
- 付款需人工審核：部分信用卡支付方式（如 3D 驗證未通過）或特殊金流處理（如 PayPal 需人工審核）可能會導致訂單短暫處於「保留」狀態。
- 客戶選擇分期付款或電子錢包支付：某些分期付款或電子錢包（Apple Pay、Google Pay）需要額外時間處理，可能暫時進入「保留」狀態。
處理方式
為有效管理「保留」狀態的訂單，商家可考慮以下處理方式：
- 設定自動取消未付款訂單
- 進入 WooCommerce 設定 → 商品 → 庫存，設定「保留庫存（分鐘）」的時間（例如 1440 分鐘 = 24 小時）。超過此時間仍未付款的訂單將自動取消。
- 透過金流系統（綠界 / 藍新）確保訂單狀態同步
- ECPay（綠界）和 NewebPay（藍新）在付款成功時，會主動回傳通知給 WooCommerce，將訂單狀態改為「處理中（Processing）」。
- 但如果超過繳款期限未付款，金流系統通常不會主動發送「已取消」通知，導致 WooCommerce 訂單仍維持在「保留（On-Hold）」狀態。
- WooCommerce 本身不會主動檢查 ATM 付款是否過期，導致這些訂單不會自動取消，需要商店手動取消訂單。
- 主動聯繫客戶提醒付款
- 可透過 WooCommerce 優惠提醒外掛，在訂單建立後 12 小時或 24 小時發送付款提醒信件。
- 使用自動化電子郵件通知，提醒客戶付款期限即將到期，減少未付款訂單。
訂單狀態「失敗（Failed）
觸發條件
「失敗（Failed）」訂單的可能原因包括：
- 信用卡付款失敗
- 例如 3D 驗證失敗，客戶輸入錯誤的手機驗證碼或未完成授權。
- 客戶銀行拒絕交易，可能是因為卡片過期、信用額度不足，或風險管控。
- 金流系統拒絕交易
- 可能因為違規操作，如多次嘗試錯誤的卡號或 CVV 碼。
- 金流服務供應商（如 PayPal、Stripe）基於風險控制機制自動拒絕交易。
- 伺服器或 API 錯誤
- WooCommerce 無法與金流服務商成功溝通，導致交易未能完成。
- 例如 API 密鑰錯誤、伺服器超時等技術問題。
處理方式
- 通知客戶重新付款
- 在 WooCommerce 訂單頁面選擇「將收據/訂單明細寄送給客戶」，系統將自動發送付款連結。
- 或手動複製「顧客付款頁面」的連結，直接發送給客戶，讓其重新嘗試付款。
- 提供更清晰的付款指引
- 在付款失敗後，向客戶提供明確的解決方案，例如：
- 檢查信用卡是否可用
- 嘗試更換付款方式
- 聯繫銀行確認是否有交易限制
- 在付款失敗後，向客戶提供明確的解決方案，例如：
- 排查金流錯誤
- 在 WooCommerce > 設定 > 付款 中檢查金流外掛是否正常運行。
- 若錯誤持續發生，可檢查 WooCommerce 記錄檔案（WooCommerce > 狀態 > 記錄），找出錯誤日誌，並聯繫金流服務商。
- 主動聯繫客戶
- 如果訂單失敗率較高，可建立 WooCommerce 自動化通知（如 Email Reminders）提醒客戶嘗試其他付款方式。
- 或使用第三方 CRM 外掛（如 HubSpot for WooCommerce）記錄這些客戶並進行後續行銷。
透過這些方式，商家能夠更有效地管理「失敗」訂單，減少未完成交易的情況，並提升顧客體驗。
WooCommerce 訂單狀態管理建議
針對大規模商店的訂單管理策略
隨著商店規模的擴大，訂單管理變得更具挑戰性。以下是一些針對大規模商店的訂單管理策略，以確保 WooCommerce 訂單能夠有效運作：
- 使用自動化流程
- 設置 WooCommerce 自動取消未付款訂單的時間，避免積累大量待處理的訂單。
- 透過 API 與 ERP 或庫存管理系統同步訂單狀態，減少手動處理的時間。
- 優化付款方式與金流管理
- 使用多種付款方式，如信用卡、電子錢包、銀行轉帳等，讓客戶有更多選擇，降低付款失敗率。
- 確保所有金流外掛（如綠界、藍新）已設定正確的回報機制，避免訂單狀態與實際支付狀況不同步。
- 建立詳細的訂單追蹤機制
- 使用 WooCommerce 高級報表外掛（如 WooCommerce Admin）來監控訂單趨勢。
- 建立「異常訂單報告」，即時追蹤付款失敗或長時間未完成的訂單，以便客服能夠主動聯繫客戶。
進一步優化付款提醒機制
為了減少未付款訂單並提升轉單率，可以透過以下方式優化付款提醒：
- 設定 WooCommerce 自動提醒功能
- 使用 WooCommerce Reminder Emails 或 AutomateWoo 外掛，在客戶下單後 12 小時、24 小時、48 小時內發送付款提醒。
- 透過 Email 或 SMS 訊息提醒客戶，並提供快速付款連結。
- 針對不同訂單狀態提供個別通知
- 針對「保留（On-Hold）」的訂單，提醒客戶付款期限即將到期。
- 針對「失敗（Failed）」的訂單，提供付款錯誤原因與解決方案，並附上重新付款連結。
- 個性化客戶提醒
- 若客戶多次付款失敗，客服可以主動聯繫，提供更詳細的付款指引。
- 使用優惠碼來鼓勵客戶完成未付款訂單，例如「24 小時內付款可享 5% 折扣」。
透過這些策略，商家可以更有效地管理大量訂單，提高交易成功率，減少未付款訂單的影響，進一步提升商店的運營效率。
WooCommerce 訂單狀態「保留」和「失敗」可能影響商家訂單管理流程，進而影響客戶體驗。透過正確的自動化設定、付款提醒機制，以及 API 交易同步，商家可以確保訂單處理順暢，降低人工干預需求，提高購物轉換率。如果您的網站仍然遇到 WooCommerce 訂單管理問題，建議檢查金流系統設定，或使用額外的外掛進行進一步優化。
資料來源：Managing Orders、Does the Stripe extension modify my order statuses?、綠界金流API文件、藍新金流API文件
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